HIRO讀書誌

2016 最新版：Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理

前一陣子 Google 日曆 App 進行了一個小型但關鍵的更新，那就是在 Google 日曆中加入了待辦清單提醒功能：「Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析」，這看起來好像只是多了一個任務鬧鐘，但其實不然，這個小功能將給 Google 日曆帶來兩個關鍵改變：

 

• 1. 不再只是行事曆，也可以當待辦清單。
• 2. 與 Google Keep 筆記、 Google Inbox 信箱同步整合。

而這樣一來，讓我最近開始嘗試利用 Google Keep、 Google Inbox（ Gmail ）、 Google 日曆三大 Google 免費而實用的服務，串連起一套可以跨 Android、 iOS、網頁端的時間管理、任務管理系統。

這個系統還滿符合 GTD 的方法與精神，操作起來也很簡單便利，並且融合在我們日常的郵件、日曆工作流程中，兼顧了效率與好上手的優點。

下面我就從一個實際的時間管理流程，來看看這套 Google 系統的幫助。

2016/1 新增：[革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣




 

1. 簡單實用的任務收集箱：

筆記收集就用 Google keep：Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學

郵件接收就用 Google Inbox：完全解密 Google Inbox ！十大功能改造Gmail實測教學

時間管理的第一步，就是收集日常待辦的任務與瑣事，先把事情收集起來，我們才能一一進行排程與處理。

而在這個 Google 時間管理系統中， Google Keep 就是用筆記來收集雜務， Google Inbox 則用 Gmail 郵件來收集別人交代的任務。

跨平台、流暢、易用的特色，讓我們可以輕鬆的利用 Google Keep 去拍照、錄音、手寫、打字收集各種生活與工作上想到、看到的待辦任務。（教學：Google Keep 再添手寫手繪筆記，讓你在照片畫註解）

而 Inbox 會快速幫郵件做摘要，還可以在郵件裡寫上「待辦行動」，讓每一個郵件任務化。（教學：不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟體）

 



 

2. 在收集箱裡過濾不重要任務、找出重要任務：

接著，時間管理的第二步就是在收集箱中分類重要、不重要的任務，從而找出我們真正要行動的焦點。

在 Google Keep 裡，我們可以利用「標籤」、「顏色」等功能，快速把重要的任務標示出來。（教學：如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?）

而 Google Inbox 更聰明，他懂得自動分類郵件，凸顯重要信件，讓我們快速找出重要的任務。（教學：Google Inbox 11步完成 Gmail 時間管理！一個月心得）

 



 

3. 把重要任務排程到每日、每週待辦清單：

每日清單建立在 Google日曆：全新 Google 日曆 App 將重新定義你的智慧型行事曆

經過 Google Keep 與 Google Inbox 過濾出重要的任務後，我們可以分別在 Google Keep 或 Inbox 中幫筆記、郵件加上時間提醒，這時候就是把重要任務進行時間排程。

（附註：要讓 Google Inbox 中延遲處理的郵件，依據延遲的時間出現在 Google 日曆 App ，那麼必須先在 Inbox 中用圖釘釘選這封郵件，然後輸入待辦事項，這樣後續設定時間，才會出現在日曆中）

而且現在來自這兩個服務的任務排程會同步到 Google 日曆 App 中，於是我們可以統一在 Google 日曆 App 管理會議行程、待辦任務，日曆就能當作統一的時間管理中心。

更進一步的，因為 Google 日曆還懂得「自動延後今天沒有完成的任務」，這樣一來就能利用 Google 日曆更輕鬆去建立每日待辦清單，甚至規劃每週待辦清單。

 



 

4. 番茄鐘工作法：

Google鬧鐘：下載Google 獨家時鐘 App：極簡介面隨時間自動變色

有了任務收集箱、可以過濾重要任務，又能把任務加入每日排程清單，這樣一個時間管理系統就已經完成了。

而如果還可以補充什麼，大概就是補充在 Android 上的 Google 鬧鐘吧！

因為這個「 Google 鬧鐘」可以預先建立不同的倒數計時任務，所以你可以用「番茄鐘工作法」的規則，建立 25 分鐘工作任務、 5 分鐘休息任務，用 Google 鬧鐘就能執行番茄鐘。





 

5. Google 時間管理系統的優點

以上，就是我們現在可以透過串連 Google Keep 筆記、 Google Inbox 信箱、 Google 日曆三個服務，所建立起來的時間管理系統，它的優點包含：
 

• 非常簡單易用，介面清爽，運作流暢。
• 完全免費。
• 最直覺，因為建立在原本的筆記、郵件、行事曆流程中，而不需額外使用其他軟體。
• 跨平台雲端同步。

最好的時間管理系統，無非就是利用自己最熟悉的工具開始時間管理，例如我個人會直接使用我最熟悉的 Evernote 進行專案時間管理一樣（延伸閱讀：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理）。

而對於大家更熟悉的 Google 郵件系統、日曆系統、筆記服務，如果可以直接整合成時間管理系統，那麼應該會有所幫助，你也開始嘗試這個最新的 Google 任務管理系統了嗎？

最後，至於現在我怎麼區分 Evernote 與 Google 系統上的時間管理呢？其實很好區分， Google 的時間管理偏向當日、當周的排程清單，而 Evernote 上則是整個專案進度的管理，先初步這樣解釋，後續有機會再用更深入文章與大家說明。

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